Slik tar vi vare på opplysningene dine

Hvilke personopplysninger behandler Oasen VGS?

Oasen VGS behandler personopplysninger om ansatte, elever og deres foresatte.

Ansatte

• Navn, adresse og telefonnummer
• Personnummer og nærmeste pårørende
• Referat fra medarbeidersamtaler
• Dokumentasjon på permisjon, utdanning og arbeidserfaring
• Bankkontonummer og lønnsnivå
• Eventuelt fagforeningsmedlemskap

Elever

• Navn, adresse, telefonnummer, personnummer og e-postadresse
• Navn på foresatte og eventuelt hvem som har den daglige omsorgen
• Karakterer fra tidligere skoleår på videregående
• Grunnlag for termin- og standpunktkarakterer inneværende skoleår
• Fravær og eventuell dokumentasjon på fravær
• Avgiverskole (ungdomsskolen)
• Papirer fra eksterne instanser på enkelte elever
• Referat fra elevsamtaler, fagsamtaler og eventuelt møter angående eleven

Foresatte

• Navn og adresse
• Personnummer
• Telefonnummer og e-postadresse

Hvilke formål bruker vi opplysningene til?

Oasen VGS bruker opplysningene for å ivareta ansatte, elever og foresattes interesser. Personnummer brukes for å få de digitale systemene som ivaretar skole–hjem-samarbeidet til å fungere — fraværsprogram, MinSide og lignende.

Hva er det rettslige grunnlaget?

Behandlingen av personopplysninger har grunnlag i følgende lover med forskrifter:

• Friskoleloven
• Opplæringsloven
• Forvaltningsloven
• Arbeidsmiljøloven
• Personopplysningsloven

Hvem utleverer Oasen VGS opplysninger til?

Klasselister kun med navn kan utleveres til elever ved forespørsel.

Offentlige instanser kan innhente opplysninger om en elev når det er relevant, og elev og foresatte (hvis eleven er under 18 år) har gitt samtykke. De kan også innhente opplysninger om en ansatt når det er relevant og den ansatte har gitt sitt samtykke.

Hvis andre spør etter personopplysninger, skal det alltid avklares med rektor i forkant av en eventuell utlevering.

Hvor lenge lagres opplysningene?

Referat fra elevsamtaler og fagsamtaler, samt grunnlag for termin- og standpunktkarakterer, makuleres når klagefristen er gått ut.

Øvrige personopplysninger om elever og foresatte oppbevares i utgangspunktet i 10 år.

Fravær og karakterer lagres i datasystemet iSkole og delvis i itslearning. Systemet er passordbeskyttet, og tilgang gis etter behov og stilling.

Hvilke rettigheter har du?

Du har rett til å få vite hvilke personopplysninger Oasen VGS har om deg. Du har også rett til å få korrigert eller slettet opplysninger som ikke er nødvendige å oppbevare.

Henvendelser om innsyn, retting eller sletting rettes til rektor på post@oasenvgs.no.